- Comptabilite - Gestion - Finances
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01 JAN 18
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Peine(s) théorique(s) de non-conformité sous réserve d'appréciation du juge et de certaines conditions le cas échéant
- 7500 € AmendeAmende de 7500€ par système de caisse non conforme ou en cas de défaut de justification de certification
- 1 Atteinte à la réputationRisque d'incohérence vis à vis de la valeur 'ETHIQUE DES PRATIQUES' véhiculée par l'entreprise
Utilisation d'un logiciel ou système de caisse sécurisé et certifié
Champs d'application
Tout commerçants équipés d'un logiciel ou système de caisse ou d'un logiciel de facturation effectuant des transactions avec les particuliers (ex : coiffeur, esthéticien, etc.).
Plus particulièrement, sont concernés :
- les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public, qui effectuent des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation (i.e. à destination des clients particuliers), quel que soit le secteur d'activité, dès lors qu'ils utilisent un logiciel ou système de caisse ;
- les assujettis qui réalisent à la fois des opérations avec des clients assujettis à la TVA (clients professionnels) et des non assujettis (clients particuliers) ;
- tout particulier assujeti à la TVA qui réalise des ventes de biens ou prestations de services, notamment sur une plate-forme qui met en relation à distance, par voie électronique, des personnes en vue de la vente d'un bien, de la fourniture d'un service ou de l'échange ou du partage d'un bien ou d'un service ;
- les sociétés mandatées pour la gestion des règlements des clients à l'aide de logiciels ou systèmes de caisse pour le compte d'un autre assujetti.
Exclusion
Des exceptions à la certification s'appliquent dans les cas suivants :
- professionnels réalisant uniquement des opérations commerciales avec d'autres professionnels (B2B) ;
- professionnels réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA ;
- professionnels bénéficiant de la franchise en base de TVA ;
- professionnels bénéficiant du régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole ;
- entreprises dont l'intégralité des paiements est réalisée avec l'intermédiation directe d'un établissement de crédit.
Description
Les commerçants équipés d'un logiciel ou système de caisse ou d'un logiciel de facturation doivent obtenir une certification de conformité (norme NF525 - Logiciel de gestion d'encaissement), délivrée par un organisme accrédité ou l'attestation individuelle de l'éditeur pour le logiciel de caisse ou de facturation utilisé. A noter qu'il incombe au professionnel de faire la demande du certificat de conformité à son fournisseur, celle-ci n'étant pas fournie automatiquement avec le logiciel.
Cette certification a pour objectif de prouver que les équipements utilisés respectent les conditions suivantes :
Cette certification a pour objectif de prouver que les équipements utilisés respectent les conditions suivantes :
- condition d'inaltérabilité : le logiciel utilisé doit permettre d'enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu'elles puissent être altérées ;
- condition de sécurisation : le logiciel doit être en mesure de sécuriser les données d'origines, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives ;
- condition de conservation : le logiciel doit enregistrer et clôturer les données sur une période donnée
- condition d'archivage : le logiciel doit prévoir une période d'archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l'intégrité des informations.
A noter :
- concernant les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement/facturation, et non l'ensemble du logiciel, devront être certifiées.
- des spécificités s'appliquent au logiciel de facturation : la donnée relative au numéro de caisse n'est pas exigée ; les clôtures journalières, mensuelles et annuelles ne sont pas exigées, sous réserve qu'en cas de contrôle, les logiciels puissent fournir, à la demande de l'administration, le total des règlements enregistrés pour une période déterminée.
Autorité
Direction générale des finances publiques (DGFiP)
Responsable
Commerçant équipé d'un logiciel ou système de caisse
