La présente charte vise à régir les relations entre le G.I.E. INFOGREFFE, pour le compte duquel la société Legaware met en place et opère un service numérique de diagnostic légal et d'aide à la mise en conformité, ci-après dénommé « la Plateforme », et les experts, consultants, avocats, etc. ci-après dénommés « Expert(s) » ou « partenaire(s) » dans la proposition par ces derniers de leurs expertises aux utilisateurs et clients de la Plateforme. Les Experts s'engagent à appliquer la lettre, et l'esprit au-delà de la lettre, de la présente charte.

Infogreffe est un groupement d'intérêt économique de nature civile, constitué des 141 greffes des tribunaux de commerce, conformément à l'article L.743-12 du Code de commerce. Le G.I.E., conformément à ses statuts, opère en tant que mandataire de ses membres dans le but de faciliter et de développer l'activité professionnelle des greffes dans le cadre règlementé de leur mission de service public, notamment par l'intermédiaire du site internet disponible à l'adresse www.infogreffe.fr.

Les missions du G.I.E. INFOGREFFE s'étendent notamment aux domaines suivants :

• La diffusion de l'information légale ;
• La dématérialisation des procédures ;
• La dématérialisation des formalités, notamment liées au Registre du Commerce et des Sociétés et au registre des suretés mobilières ;
• L'exploitation des données transmises par les membres du G.I.E. et ce notamment, dans le cadre de nouveaux services ou de contrats de partenariats, la sécurisation des activités de ses membres, notamment par le biais d'un réseau privé virtuel, de coffres forts électroniques et de la certification électronique ;
• Le soutien technique aux missions du Conseil National des Greffiers des Tribunaux de Commerce CNGTC ;
• L'information juridique et pratique sur les procédures et/ou formalités.

Dans ce contexte, Infogreffe initie des partenariats avec les acteurs proposant des produits et services à destination des entreprises, des justiciables, des professions juridiques, des services de l'Etat, ou du grand public.

La présente charte de partenariat (ci-après la « Charte ») est établie afin d'instaurer, en amont de la conclusion de toute relation contractuelle, les règles générales qui doivent encadrer la collaboration entre Infogreffe et le Partenaire signataire de la Charte (ci-après le « partenaire »), étant précisé qu'aucune stipulation de la Charte ne peut être interprétée comme obligeant Infogreffe ou le partenaire à se lier contractuellement l'un envers l'autre, à quelque titre et pour quelque objet que ce soit.

En conséquence, dans l'hypothèse où Infogreffe et le partenaire décideraient de se lier contractuellement l'un envers l'autre, et dans le but de renforcer la confiance des utilisateurs dans les services proposés par Infogreffe, il est précisé au partenaire que la relation contractuelle devra inclure et/ou impliquer, a minima, éléments suivants :

• La qualité attendue des services du partenaire
• Les règles de déontologie applicables aux greffiers des tribunaux de commerce
• Les règles relatives à la confidentialité
• La prévention des situations de conflit d'intérêts et de prise illégale d'intérêts
• Les engagements en lien avec la protection des données à caractère personnel
• La transparence du partenaire
• Les engagements de qualité en termes de relation clients (cf. Annexe : Relation clients et qualité de service)

ARTICLE 1 : Qualité des services

Il est précisé au partenaire que ce dernier doit proposer des services conformes à l'actuel état de l'art identifié dans son domaine d'intervention. En outre, le partenaire doit notamment proposer des outils et services avec le niveau de sécurité, de qualité, et de fiabilité adéquate.

Le partenaire s'engage à ce que ses activités ainsi que le service qu'il proposerait dans le partenariat soient de tout temps en adéquation avec toute disposition du droit positif applicable.

Le partenaire s'engage à ce que ses activités ainsi que le service qu'il proposerait dans le partenariat soient de tout temps couverts par une police d'assurances émanant d'une compagnie d'assurances notoirement solvable couvrant les conséquences de sa responsabilité civile professionnelle, et, couvrant les conséquences éventuelles de fautes, erreurs, omission ou négligences commises à l'occasion de la réalisation de ses prestations et de l'exécution du contrat.

Le partenaire est réputé être informé qu'Infogreffe n'envisage de contracter qu'en considération de la personne du partenaire. Ainsi, le partenaire ne pourra céder ses éventuels droits et obligations à des tiers, même pour partie, sans l'accord écrit et préalable d'Infogreffe, eu égard au caractère intuitu personae du contrat. Il est cependant précisé qu'en toute hypothèse, ce contrat n'inclurait aucune exclusivité au bénéfice du partenaire. A ce titre, le partenaire accepte expressément qu'Infogreffe puisse, à tout moment, mettre en place un contrat équivalent avec un autre opérateur pour proposer une prestation équivalente à celle du partenaire et ce, le cas échéant, afin de proposer en même temps, différents opérateurs au titre d'un même service.

Le partenaire s'engage à mettre ses compétences au service de l'innovation, et à favoriser des échanges ouverts et collaboratifs avec Infogreffe, aux fins que le partenaire et Infogreffe puissent promouvoir au mieux de leurs possibilités respectives le développement de produits et services et des technologies associées.

Dans l'hypothèse où le partenaire solliciterait un sous-traitant aux fins d'exécuter tout ou partie de sa prestation, il demeurera responsable de la bonne exécution de la prestation, notamment en cas de cessation totale ou partielle d'activité d'un sous-traitant, et imposera à ce dernier les mêmes obligations que celles prévues au sein de la présente Charte.

Le partenaire convient que l'adhésion à la présente Charte implique une démarche volontaire et éclairée de mise en œuvre par ses soins des engagements qu'elle contient, ainsi que de suivi et d'évaluation régulière des mesures prises en ce sens, notamment aux fins d'en assurer l'amélioration constante.

Le partenaire s'engage à établir régulièrement et/ou à la demande d'Infogreffe un état des actions entreprises en application de la présente Charte. En fonction de cet état, un programme d'actions peut être défini, pour satisfaire plus largement aux engagements pris et/ou améliorer lesdits engagements.

ARTICLE 2 : Les règles de déontologie des greffiers

Le greffier de tribunal de commerce est un officier public et ministériel, chargé de l'exécution de missions de service public, nommé par arrêté du Garde des Sceaux, dont le statut est défini par l'article L.741-1 du code de commerce.

Dans le cadre de ses fonctions, il est soumis à des règles professionnelles et à une déontologie, dont les principes généraux sont l'indépendance, la probité, l'honneur, la loyauté, la dignité, et la confraternité.

Au titre de la collaboration entre le partenaire et Infogreffe, il est précisé qu'aucune stipulation ne peut contrevenir aux règles professionnelles et à la déontologie applicables aux greffiers des tribunaux de commerce.

En outre, il est précisé au partenaire que tout engagement contractuel, de quelle que nature que ce soit, est soumis au droit français, et doit être rédigé en langue française. De plus, les communications entre Infogreffe et le partenaire doivent être réalisées exclusivement en langue française.

De même, Infogreffe et le partenaire devront déterminer d'un commun accord les mesures de communications qu'ils entendent réaliser (supports, contenus etc.) dans l'hypothèse de la conclusion d'un partenariat, étant précisé que ces communications devront respecter l'image et la notoriété de d'Infogreffe et du partenaire et promouvoir leur collaboration de la manière la plus efficace.

ARTICLE 3 : Confidentialité

Dans le cadre de la collaboration entre Infogreffe et le partenaire, la transmission des informations, notamment de nature technique, commerciale et financière, à caractère confidentiel ayant pour propos exclusif d'évaluer et de déterminer les possibilités de ladite collaboration, devra faire l'objet de la signature d'un accord de confidentialité préalable.

Dans l'hypothèse où Infogreffe et le partenaire concluraient ladite collaboration, ceux-ci s'engagent à garder confidentielles toutes les informations, toutes les données et tous documents, quels qu'en soient la nature et l'objet dont ils ont eu connaissance dans ce cadre, par quelque moyen que ce soit, sur quelque support que ce soit, par écrit ou oralement (ci-après les « Informations Confidentielles »).

Dans cette même hypothèse, Infogreffe et le partenaire s'engagent à :

• n'utiliser ces Informations Confidentielles que dans le cadre de la réalisation du contrat ;
• ne les communiquer qu'à ceux de ses employés à qui ces Informations Confidentielles seront indispensables pour l'exécution du contrat, ou à des tiers qu'après accord préalable écrit de l'autre partie, sauf sur injonction d'un tribunal, d'une administration, ou d'une autorité administrative indépendante ou sauf à l'effet de faire respecter ses droits tirés des présentes, notamment dans le cadre de toute réclamation judiciaire ;
• faire respecter à l'ensemble de leur personnel et tiers autorisés, quel que soit leur statut, la même obligation de secret et de confidentialité pour l'ensemble des Informations Confidentielles ;
• restituer ou détruire tous supports ou documents contenant ou reflétant ces Informations Confidentielles dès que celles-ci ne lui seront plus nécessaires et au plus tard à la fin de du contrat.

Un manquement à ces obligations de secret et de confidentialité constituerait un grave préjudice, qui pourra faire l'objet d'une demande de réparation.

Toute information qui aurait une des caractéristiques ci-après ne sera pas considérée comme confidentielle si :

• Infogreffe ou le partenaire en avait connaissance avant communication par l'autre ;
• l'information fait partie du domaine public ;
• l'information a été divulguée par un tiers ayant le droit de le faire.

Afin de prévenir toute situation de conflit d'intérêts, il est convenu qu'aucune transmission d'information, de toute nature, mise en œuvre par le partenaire ne devra permettre d'identifier si un acte déposé auprès d'un greffe de tribunal de commerce (impliquant notamment une opération de surveillance, d'administration ou de contrôle par les greffiers des tribunaux de commerce) et/ou sur le site www.infogreffe.fr a fait l'objet d'une intervention de la part du partenaire dans le cadre du service mis en place dans le partenariat.

ARTICLE 5 : La protection des données à caractère personnel

Le partenaire s'engage à respecter la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (le RGPD) dans le cadre de l'exécution du contrat.

Si, dans le cadre de l'exécution du contrat, une partie est amenée à traiter pour le compte de l'autre des données à caractère personnel au sens de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et/ou du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, elle agirait en tant que sous-traitant et l'autre partie en tant que responsable de traitement au sens de la règlementation susvisée.

Infogreffe et le partenaire reconnaissent que, dans l'hypothèse de la signature d'un contrat, tout traitement de données personnelles ne pourra être mis à la charge d'une partie par l'autre qu'à condition que soit signé un accord entre les parties fixant les modalités dudit traitement et dont le contenu respecte la règlementation applicable en la matière.

Outre les obligations imposées par la réglementation en matière de protection de données à caractère personnel, il est précisé que le partenaire amené à traiter des données à caractère personnel en tant que sous-traitant d'Infogreffe devra héberger lesdites données exclusivement sur le territoire français.

Par ailleurs, en pareille hypothèse, le partenaire ne pourrait recruter un autre sous-traitant sans l'autorisation écrite préalable et spécifique d'Infogreffe.
En outre, le partenaire s'engage à respecter l'ensemble des préconisations, recommandations et lignes directrices du Comité Européen de la Protection des Données (CEPD), de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), et de l'Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information (ANSSI).

ARTICLE 6 : Transparence

Le partenaire s'engage à donner toute information non confidentielle permettant au bénéficiaire de la prestation, qu'il s'agisse d'Infogreffe ou du client final, d'en connaître les éléments essentiels, et notamment de savoir si elle est exécutée personnellement par l'acteur, ou par un sous-traitant, partiellement ou totalement, ou si elle intègre l'utilisation d'un algorithme.

Dans cette dernière hypothèse, le partenaire explique son rôle, et donne les éléments d'information utiles pour comprendre le résultat du traitement opéré par celui-ci. Il précise également la part respective des différents éléments de la prestation dans son coût, et plus généralement indique les modalités de détermination du prix de celle-ci.

Le partenaire s'engage à éclairer le bénéficiaire, qu'il s'agisse d'Infogreffe ou du client final, de la prestation et/ou des produits et/ou des services qu'il fournit sur l'adéquation de ceux-ci à ses besoins, au regard notamment de leurs performances et du risque d'erreur qu'ils comportent, en particulier en cas d'utilisation de traitements de données juridiques et économiques par des algorithmes.

Infogreffe place au cœur de ses priorités la satisfaction de ses utilisateurs, qui est indissociable de la qualité de service attendue. A ce titre, ce principe phare doit imprégner la méthodologie et les actions entreprises par le partenaire dans le cadre du service qu'il dispense, en ce compris au titre de la relation-clients.

A minima, le partenaire s'engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à l'effet de dispenser un service de grande qualité, communiquer avec les équipes Legaware, faire preuve d'efficacité et de transparence dans le traitement des demandes clients, et résoudre les anomalies de façon diligente et dans les temps impartis.

I. Dispenser un service de grande qualité

Le partenaire fait appel exclusivement à des opérateurs professionnels et sous-traitants compétents, en phase avec règles et les valeurs de la profession des greffiers des tribunaux de commerce et leur G.I.E. Infogreffe.

Le partenaire s'engage à rechercher l'amélioration systématique des services qu'il propose. Cet engagement porte notamment mais non exclusivement sur la conception desdits services, leur développement, leur bon fonctionnement, leur expansion, leur niveau de qualité, et le parcours utilisateur.

II. Communication

Infogreffe attachera une importance toute particulière aux méthodologies de communication du partenaire.

A cet effet, le partenaire s'engage à se comporter de manière proactive, et anticipera de façon adéquate les communications qu'il adressera à Legaware, notamment mais non exclusivement en ce qui concerne les évolutions et mises à jour des fonctionnalités de son service et les anomalies rencontrées.

Le partenaire s'engage à communiquer à Legaware tout rapport ou toute donnée statistique nécessaire à l'évaluation et/ou au suivi de la prestation (les taux d'incidents, perturbations, performance, facturation, etc.).

III. Relation clients et transparence

Il est entendu que le partenaire est tenu de mettre à disposition une assistance aux fins de répondre avec rapidité et efficacité à l'ensemble des requêtes et/ou demandes de support qui lui sont adressées, tant par Infogreffe que par ses clients, ainsi que de résoudre toute éventuelle insatisfaction des clients et d'en prendre acte dans le cadre de sa réflexion permanente d'amélioration de ses services.

Le partenaire s'engage à mettre à disposition, tant à Infogreffe qu'à ses clients, une information complète, lisible, compréhensible, accessible, formalisée, et simple notamment en ce qui concerne son service et ses fonctionnalités.

Le partenaire s'engage à apporter tout le soin requis aux fins d'assurer la transparence de ses services et des prix associés. A cet égard, il met en place une politique de prix clair et ostensible à l'attention de tout intéressé (notamment mais non exclusivement Infogreffe et ses clients), (ii) précise de façon exhaustive le détail du service qu'il dispense ainsi que ses modalités d'exécution, (iii) fournit un point d'entrée déterminé, disponible, et aisément accessible pour toute réclamation et met ainsi à disposition d'Infogreffe et de ses clients un support d'assistance dédié.